Manajemen administrasi perkantoran

 

 

ARTIKEL ADMINISTRASI PERKANTORAN 

Pengertian AdministrasiSecara etimologis, administrasi berasal dari bahasa latin yang terdiri dari kata adyang berarti intensif dan ministraire yang berarti to serve (melayani). Literatur lainmenjelaskan bahwa administrasi merupakan terjemahan dari bahasa Inggris yaituadministration yang bentuk infinitifnya adalah to administer. Dalam Oxford Advanced

Learner’s Dictionary

 of Current English (1974), kata administer diartikan sebagai tomanage (mengelola) atau to direct (menggerakkan) (Ulbert Silalahi 1992: 2-3). Kataadministrasi juga berasal dari bahasa Belanda, yaitu administratie yang meliputi kegiatancatat mencatat, surat menyurat, pembukaan ringan, ketik mengetik, agenda dan sebagainyayang bersifat teknis ketatausahaan (clrecical work) (Suwarno Handayaningrat, 1988: 2)Secara ilmu, menurut Leonard D. White (dalam Introduction to Study of PublicAdministration), administrasi adalah suatu proses yang pada umumnya terdapat padasemua usaha kelompok Negara atau swasta, sipil atau militer, usaha yang besar atau yangkecil dan sebagainya. Sementara itu The Liang Gie (1980) menyatakan bahwa administrasiadalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukanoleh sekelompok orang dalam kerja sama mencapai tujuan tertentu. William H. Newman(dalam Administrative Action The Techniques of Organization and Management)mendefinisikan administrasi sebagai pembimbingan, kepemimpinan dan pengawasanusaha-usaha suatu kelompok orang-orang ke arah pencapaian tujuan bersama. Sondang P.Siagian (dalam Filsafat Administrasi) berpendapat bahwa administrasi merupakankeseluruhan proses kerjasama antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atasrasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Sementaraitu Dwight Waldo (1971) mendefinisikan administrasi sebagai suatu daya upaya manusiayang kooperatif yang mempunyai tingkat rasionalitas yang tinggi.Dengan demikian pengertian administrasi dapat dikelompokkan dalam dua kategori1yaitu :1. Pengertian administrasi dalam arti sempitAdministrasi dalam arti sempit adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan datadan informasi secara sistematis dengan maksud untuk menyediakan keterangan sertamemudahkan memperolehnya kembali secara keseluruhan dan dalam hubungannya satusama lain. Administrasi dalam arti sempit inilah yang sebenarnya lebih tepat disebut tatausaha (clerical work / office work). Seluruh kegiatan ketatausahaan dapat dirangkum dalamtiga kelompok, yaitu korespondensi, ekspedisi, dan pengarsipan.2. Pengertian administrasi dalam arti luasAdministrasi dalam arti luas adalah kegiatan kerjasama yang dilakukan sekelompokorang berdasarkan pembagian kerja sebagaimana ditentukan dalam struktur denganmendayagunakan sumber daya-sumber daya untuk mencapai tujuan secara efektif danefisien. Jadi administrasi dalam arti luas memiliki unsur-unsur : sekelompok orang,kerjasama, pembagian tugas secara terstruktur, kegiatan yang runtut dalam proses, tujuanyang akan dicapai, dan memanfaatkan berbagai sumber.B. Administrasi PerkantoranAdministrasi perkantoran ditinjau dari sudut ilmu berinduk pada administrasi.Definisi administrasi perkantoran dalam makalah ini ialah usaha penyelenggaraan perkantoran guna membantu pucuk pimpinan organisasi dalam pengambilan keputusan dan

 

 pencapaian tujuan organisasi, atau dalam bahasa inggris dikenal dengan istilah officemanagement.IIAdministrasi perkantoran meliputi kegiatan pelayanankeamanan, kebersihan dan keindahan, pelayanan tamu, pelayanan telepon, pelayanankepegawaian, pelayanan kesiswaan, pelayanan keuangan, pelayanan umum, pelayanansurat menyurat dan ekspedisi.--------------------A. Pelayanan Keamanan, Kebersihan, dan Keindahan1. Pelayanan KeamananDalam rangka pelayanan keamanan diberdayakan 2 petugassatpam yang tugasnya meliputi menata dan mengamankan parkir kendaraan pegawai dantamu, mencatat dan melaporkan tamu yang datang dan pulang, serta mengamankanlingkungan sekolah.2. Pelayanan Kebersihan dan KeindahanPelayanan kebersihan dan keindahan dilakukan oleh 1 orang petugas kebersihan dan keindahan, dengan melibatkan pula beberapa orang guru pembina7K dan siswa, serta guru piket.B. Pelayanan Tamu dan TeleponPelayanan tamu dilakukan oleh satu orang petugas penerimatamu, yang bertugas memandu tamu sesuai dengan maksud dan tujuan si tamu. Sedangkan pelayanan telepon terbatas pada melayani telepon yang masuk, lalu meneruskan ataumenindak-lanjuti sesuai dengan maksud dan tujuan si penelepon.C. Pelayanan kepegawaianPelayanan kepegawaian meliputi: melengkapi arsip data kepegawaian setiapindividu pegawai pada file yang tersedia, mengisi daftar induk kepegawaian, membuatlaporan bulanan keadaan pegawai, mengurus secara administrasi mengenai usul-usulkepegawaian seperti usul PAK, usul kenaikan pangkat, usul kenaikan gaji berkala, usulmutasi tugas atau mutasi jabatan, permintaan cuti/izin, membuat data dan analisiskepegawaian, dan lain-lain. Pelayanan kepegawaian dilakukan secara manual dan digitalsesuai dengan kebutuhan.D. Pelayanan kesiswaanPelayanan kesiswaan meliputi tugas-tugas: membuat klapper, mengisi daftar induksiswa, data keadaan siswa setiap bulan, surat menyurat kesiswaan dan administrasi pembinaan kesiswaan. Semuanya dilakukan secara manual dan digital sesuai dengankebutuhan.E. Pelayanan keuanganPelayanan keuangan berupa daftar pembayaran gaji/honor/dana transportasi/dsb,membuat RAPBS bersama dengan tim khusus, pengadaan ATK/operasional sekolah, proposal pendanaan/subsidi bekerja sama dengan komite sekolah/instansi terkait, dan lain-lain. Semua kegiatan dilakukan secara manual dan digital sesuai dengan kebutuhan.F. Pelayanan umumPelayanan umum meliputi: persuratan dan kegiatan administrasi umum, yang tidakmemerlukan penanganan khusus seperti legalisir, penggandan dengan mesin stensil,dokumentasi kegiatan, konsumsi/akomodasi, penyajian data dan sejenisnya.G. Pelayanan surat menyurat dan ekspedisiSurat menyurat dan ekspedisi dilakukan oleh petugas khusus agar terjaminkeakuratan, penyampaian dan efektivitasnya. Selain dari itu untuk memudahkan pengecekan jika dibutuhkan dan jira terjadi hal-hal yang tak diinginkan sehubungan

 

dengan surat-menyurat yang ada.Demikian secara garis besar mengenai pelayanan administrasi perkantoran yangada . Rincian tugas dan kegiatan secara detail dan lebih jelasdituangkan dalam buku panduan pelaksanaan tugas-tugas administrasi perkantoran.III. PenutupAdministrasi perkantoran merupakan bagian dari administrasi secara umum, karenaitu dalam administrasi perkantoran, khususnya diterapkan sesuaidengan makna dan tujuan administrasi itu sendiri, sebagaimana teori administrasi yangtelah diuraikan dalam bagian pendahuluan dari makalah singkat ini.Administrasi yang baik membutuhkan office management yang baik pula, danoffice management yang baik membutuhkan seorang office manager yang baik. Officemanager yang baik harus pula memiliki seorang administrator yang baik, yang mampumemberdayakan semua potensi yang ada dalam organisasi yang dipimpinnya secaraharmonis dan berkesinambungan.

Manajemen administrasi perkantoran

Manajemen administrasi perkantoran merupakan bagian dari manajemen yang memberikan informasi layanan bidang administrasi yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan secara efektif dan memberi dampak kelancaran pada bidang lainnya.

Pengertian menurut para ahli

Edwin Robinson dan William Leffingwell 

"Manajemen Perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakkan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu."

George R. Terry  

"Manajemen perkantoran adalah perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakan agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan."

Millis Geoffrey 

"Manajemen kantor adalah seni membimbing personel kantor dalam menggunakan sarana yang sesuai dengan lingkungannya demi mencapai tujuan yang ditetapkan."

W.H. Evans 

"Administrasi perkantoran merupakan fungsi yang menyangkut manajemen dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan mengenai pengolahan bahan keterangan, komunikasi, dan ingatan organisasi."'

Dengan demikian, pada pokoknya manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuai tujuan mengenai sesuatu hal atau kegiatan. Hal atau sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya ialah pekerjaan perkantoran (office work). Yang termasuk pekerjaan perkantoran diantaranya:

• mengetik (typing)
• menghitung (calculating)
• memeriksa (checking)
• menyimpan warkat/arsip (filing)
• menelepon (telephoning)
• menggandakan (duplicating)
• mengirim surat (mailing)
• mengadakan
• mencatat
• menyortir

Aspek-aspek manajemen perkantoran

Dalam manajemen perkantoran terdapat berbagai fungsi yang meliputi rangkaian aktivitas antara lain:

• Manajemen dan pengarahan
• Tata laksana/penyelenggaraan
• Pelaksana secara efisien
• Manajemen
• Pengawasan
• Pengendalian dan pengawasan
• Pengarahan dan pengawasan
• Pengarahan
• Perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian

Faktor-faktor menurut Edwin Robinson menyebutkan :

• pegawai
• Material perlengkapan
• Persayaratan
• Metode

Sedangkan fungsi-fungsi yang terkait lainnya menurut H.Mac Donald (office management) bertalian dengan 6 hal yaitu :

• Kepegawaian perkantoran (office personel)
• Metode perkantoran (office methods)
• Perlengkapan perkantoran (office equipment)
• Faktor-faktor fisik dalam kantor (Physical factor)love
• Biaya perkantoran (office costs)
• Haluan atau kebijakan perkantoran (office policies)

Perincian selengkapnya mengenai cakupan bidang kerja dalam manajemen perkantoran oleh Charles O Libbey meliputi :

• ruang perkantoran (office space)
• komunikasi (communications)
• kepegawaian kantor (office personnel)
• perabotan danperlengkapan kantor (furniture and equipment)
• peralatan dan mesin (appliance and machine)
• perbekalan dan alat tulis (supplies and stationery)
• metode (methods)
• tata warkat (records)
• kontrol pejabat pimpinan (executive controls)

Tujuan[sunting | sunting sumber]

Tujuan manajemen perkantoran menurut GR Terry dalam bukunya yang berjudul Office Management and Control, yaitu^[1]:

• Memberikan semua keterangan yang lengkap dan diperlukan siapa saja, kapan dan di mana hal itu diperlukan untuk pelaksanaan perusahaan secara efisien
• Memberikan catatan dan laporan yang cukup dengan biaya serendah-rendahnya.
• Membantu perusahaan memelihara persaingan.
• Memberikan pekerjaan ketatausahaan yang cermat
• Membuat catatan dengan biaya minimal

Kegiatan

Kegiatan manajemen administrasi antara lain :

1. Pengadministrasian seluruh kegiatan
2. Menginventarisasi peralatan kantor
3. Penyediaan informasi yang dibutuhkan untuk kepentingan manajemen.
4. Melakukan pengarsipan data sehingga mudah untuk diakses oleh yang membutuhkan.
5. Melakukan pengadaan file .