Jurusan Pendidikan Administrasi Perkantoran

Bagi yang merasa binggung, tanya-tanya sama temannya sana kemari tidak mendapatkan info secara jelas tentang jurusan Pendidikan Administrasi Perkantoran nanti kerja apa?, apakah prosfek kedepannya jurusan pendidikan Administasi Perkantoran di perguruan tinggi. Apakah benar nanti kerja dikantor? apakah nanti malahan menjadi seorang guru?. mungkin itu pertanyaan anda didalam hati.

Disini admin blog akan mengupas sedikit tentang jursan Pendidikan Administrasi Perkantoran dan hanya sepengetahuan admin saja. sebelumnya admin sediri dahulu menentukan masuk jurusan pendidikan administrasi perkntoran ini sangat kurang informasi, dan admin mengira kalau jurusan ini akan kerja di kantor sesuai dengan nama jurusannya. Biar nanti para pembaca tidak salah memilih jurusan ini, dan pembaca akan mengira-ngira pantaskah saya mengambil jurusan pendidikan administrasi perkantoran di perguruan tinggi nanti.

Jurusan pendidikan Administrasi Perkantoran adalah jurusan dengan gelar S.Pd alias menjadi seorang guru, guru disini di khususkan untuk mengjar di SMK atau pun di universitas alias dosen. walaupun nanti gelarnya S.Pd tapi tidak membuat kecil hati untuk bekerja di kantor. Mengapa begitu karena jurusan ini akan selalu dibekal dengan keterampilan yang baik seperti mengetik sepuluh jari buta tanpa lihat di keyboard, stenografi, k3, dll pokoknya banyak sekali apa lagi jika para pembaca kuliah di Jurusan Pendididikan Administrasi Perkantoran di Universitas Negeri Yogyakarta disini laboratorium yang paling banyak di UNY hanya jurusan ini memiliki Laboratorium Komputer, mengetik Manual, Elektronik, Teknologi perkantoran bahakan adanya ruang simulasi Perkantoran. Bahkan banyak jurusan lain iri dengan jurusan Pendidikan Administrasi Perkantoran yang mempunyai bekal tinggi untuk bekerja diranah dunia kerja.

Sebenarnya admin dahulu sangat menyesal masuk jurusan ini, tapi akhirnya admin merasa senang sekali walaupun admin bukan lulusan dari SMK, tapi dijurusan ini admin merasakan mendapat ilmu yang tidak pernah di ajarkan waktu di SMA dahulu, walaupun binggung dengan pelajaran stenografinya, hehehehe..

Maka dari pada itu jika para pembaca blog ini jangan lupa jika ingin mengambil jurusan Pendidikan Administrasi Perkantoran lebih baik di Universitas Negeri Yogyakarta saja.

tuing..tuingg...
sekarang admin mau lanjut cerita, admin pertama kali kuliah di Universitas Negeri Yogyakarta ngambil jurusan Pendidikan Administrasi perkantoran pada tahun 2009, dan lulus pada 1 Juni 2013 (wisudanya loh pren). Setelah selesai kuliah admin pergi ke kampung halaman admin tepatnya didaerah Penukal, Kabupaten Penukal Abab Lematang Ilir (PALI), prov. Sumatera Selatan.

Waktu admin jadi guru Honorer di SMKN1 Penukal

Pada waktu pulang admin langsung ditarik menjadi Guru Honorer di SMKN 1 Penukal bersama guru Adminstrasi Perkantoran lainya karena pada waktu itu SMKN 1 Penukal lagi kekurangan guru untuk pelajaran Produktif seharusnya dibutuhkan 3 guru mengjar produktif Administrasi Perkantoran pada sekolah tersebut sedangkan guru disana cuma ada 2.

selang beberapa bulan ngajar admin liat di formasi CPNS untuk guru Produktif di beberapa kabupaten akhirnya admin memutuskan untuk ikut di provinsi seberang yaitu di Provinsi Bangka Belitung tepatnya di Kabupaten Bangka Tengah karena pada waktu penerimaan untuk guru Produktif Administrasi Perkantoran dibutuhkan 6 orang, iseng--ceh coba-coba mendaftar CPNS mungkin saja keterima. Alhamduliliah pada waktu pengumumnan Admin KETERIMA CPNS 2013 di Kabupaten Bangka Tengah,

Admin ngajar di SMKN 1 Pangkalanbaru

Sekarang Admin mengajar di SMK Negeri 1 Pangkalanbaru, kalau pembaca bermain-main ke pulau Bangka jangan lupa mampir ke Ibu Kota Provinsi Bangka Belitung yaitu Kota Pangkalpinang, karena sekarang Admin tinggal di Pangkalpinang. Mungkin ada yang minat silahkan email admin aja di zinkser@gmail.com nanti admin ajak keliling pulau bangka kalau sempat.

Admin bersama teman admin yang
keterima CPNS tahun 2013 di Bangka Tengah

Pengertian Sekretaris Dan Tugasnya Secara Lengkap

Sora N 04/10/2014

Pengertian sekretaris dan tugasnya – Pastinya kalian sudah tidak asing lagi dengan istilah yang satu ini. Tapi apakah kalian sudah mengetahui apa itu arti dan tugas-tugas dari sekretaris? jika belum mengetahuinya, kalian dapat memahaminya di artikel ini.

A. Penjelasan dan tugas dari sekretaris

Sekretaris adalah dari segi asal katanya, istilah sekretaris asalnya dari kata “secretum” yaitu bahasa latin yang artinya rahasia. Kata “secretum” lalu kemudian berubah menjadi kata “secretarius” yaitu dalam bahasa Perancis, lalu “secretary” dalam bahasa Inggris, lalu akhirnya menjadi kata “secretaries” yaitu dalam bahasa Belanda, dan masuk ke Indonesia yang dikenal dengan istilah “sekretaris” yang berasal dari kata “secretaries” bahasa Belanda. Sekretaris adalah orang, pegawai ataupun karyawan yang di berikan tugas dan juga pekerjaan yang berhubungan dengan masalah rahasia suatu negara atau perusahaan.

Atau dapat di katakan definisi sekretaris yaitu seseorang yang membantu seorang pemimpin atau badan pimpinan ataupun suatu perusahaan, terutama untuk penyelenggaraan kegiatan administratif yang akan menunjang kegiatan manajerial seorang pemimpin atau kegiatan operasional perusahaan.

Tugas Sekretaris jika dilihat berdasarkan ruang lingkupnya, tugas sekretaris dikelompokkan menjadi delapan diantaranya yaitu:

Tugas rutin yaitu berbagai macam tugas yang dikerjakan setiap hari tanpa perintah. Tugasnya meliputi seperti:

• Membuka surat-surat.
• Menerima dikte pimpinan.
• Menerima tamu.
• Menerima telepon.
• Menyimpan arsip atau surat.
• Menyusun serta membuat jadwal kegiatan pimpinan.
• Dan lain-lain.

Tugas khusus yaitu suatu tugas yang diperintahkan secara langsung oleh pimpinan kepada sekretaris dengan penyelesaian tugasnya secara khusus. Tugas ini diberikan sebab adanya unsur kepercayaan bahwa tugas dari sekretaris mampu menyimpan rahasia perusahaan. Bisanya tugas ini meliputi seperti:

• Mengkonsep surat-surat perjanjian kerjasama dengan relasi ataupun instansi dari luar.
• Menyusun surat-surat rahasia (confidential).
• Menyusun acara pertemuan bisnis.
• Pembelian kado ataupun cindera mata.
• Dan masih banyak lagi.

Apakah itu sekretaris?

Tugas istimewa yaitu suatu tugas yang menyangkut keperluan pimpinan, seperti meliputi:

• Membetulkan letak atau posisi dari alat tulis, dan perlengkapan yang diperlukan pimpinan.
• Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan berbagai informasi kepada relasi.
• Mengingatkan pimpinan membayar iuran maupun asuransi dari suatu badan atau dari suatu instansi.
• Mewakili seseorang saat menerima sumbangan untuk dana ataupun keperluan kegiatan yang lainnya.
• Memeriksa hasil pengumpulan dana ataupun uang muka dari instansi yang diberikan sebagai dana untuk kesejahteraan.
• Menghadiri berbagai rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan saat rapat selama mengadakan pertemuan bisnis.
• Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor, mana saja yang perlu diperbaiki dan penambahan peralatan serta sarana kantor.
• Dan lain-lain.

Tugas Sosial diantaranya meliputi:

• Mengurusi rumah tangga kantor atau perusahaan.
• Mengatur berbagai penyelenggaraan resepsi untuk kantor, pimpinan serta pengurusan undangannya.
• Dan yang lainnnya.

Tugas Keuangan yaitu biasanya sekretaris mengurusi keuangan yang dinamakan dengan petty cash (uang cadangan atau kas kecil). Tugas keuangan ini diantaranya:

• Mengurusi urusan keuangan pimpinan di Bank, seperti misalnya: penyimpanan uang di Bank, pengambilan uang dari Bank, penarikan cek dll.
• Membayar rekening-rekening, pajak dan sumbangan dana atas nama pimpinan perusahaan.
• Menyimpan berbagai macam catatan pengeluaran sehari-hari untuk pimpinan dan juga penyediaan dana untuk keperluan sehari-hari.
• Dan sebagainya.

Tugas sekretaris sebagai resepsionis, diantaranya yaitu:

• Menerima dan juga menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon.
• Menerima tamu-tamu yang akan bertemu dengan pimpinan.
• Mencatat berbagai janji untuk pimpinan.
• Menyusun acara kerja pimpinan sehari-hari.
• Dan lain-lain.

Tugas insidental yaitu tugas ini merupakan pekerjaan yang tidak rutin dilakukan oleh sekretaris, diantaranya meliputi:

• Menyiapkan laporan, menyiapkan agenda rapat, menyiapkan pidato/pernyataan pimpinan.
• Membuat ikhtisar dari berbagai berita dan karangan yang termuat dalam surat kabar, brosur, majalah dan berbagai macam media lain, yang ada kaitannya dengan kepentingan kantor atau perusahaan.
• Mengkoreksi berbagai bahan cetakan, misal seperti: undangan, formulir, brosur serta daftar yang di konsep oleh perusahaan.
• Mewakili pimpinan dalam berbagai macam resepsi atau pertemuan.
• Dan masih banyak lagi.

Tugas sekretaris dalam Business Meeting (pertemuan bisnis), ini terjadi ketika 2 (dua) orang atau lebih saling menerima serta memberikan yang berupa suatu informasi, menyimak kembali kemajuan, memecahkan masalah dan menciptakan yang baru. Tugas inilah yang cukup berat dan sangat melelahkan bagi sekretaris untuk menorganisir berbagai pertemuan tersebut.

Manajemen administrasi perkantoran

 

 

ARTIKEL ADMINISTRASI PERKANTORAN 

Pengertian AdministrasiSecara etimologis, administrasi berasal dari bahasa latin yang terdiri dari kata adyang berarti intensif dan ministraire yang berarti to serve (melayani). Literatur lainmenjelaskan bahwa administrasi merupakan terjemahan dari bahasa Inggris yaituadministration yang bentuk infinitifnya adalah to administer. Dalam Oxford Advanced

Learner’s Dictionary

 of Current English (1974), kata administer diartikan sebagai tomanage (mengelola) atau to direct (menggerakkan) (Ulbert Silalahi 1992: 2-3). Kataadministrasi juga berasal dari bahasa Belanda, yaitu administratie yang meliputi kegiatancatat mencatat, surat menyurat, pembukaan ringan, ketik mengetik, agenda dan sebagainyayang bersifat teknis ketatausahaan (clrecical work) (Suwarno Handayaningrat, 1988: 2)Secara ilmu, menurut Leonard D. White (dalam Introduction to Study of PublicAdministration), administrasi adalah suatu proses yang pada umumnya terdapat padasemua usaha kelompok Negara atau swasta, sipil atau militer, usaha yang besar atau yangkecil dan sebagainya. Sementara itu The Liang Gie (1980) menyatakan bahwa administrasiadalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukanoleh sekelompok orang dalam kerja sama mencapai tujuan tertentu. William H. Newman(dalam Administrative Action The Techniques of Organization and Management)mendefinisikan administrasi sebagai pembimbingan, kepemimpinan dan pengawasanusaha-usaha suatu kelompok orang-orang ke arah pencapaian tujuan bersama. Sondang P.Siagian (dalam Filsafat Administrasi) berpendapat bahwa administrasi merupakankeseluruhan proses kerjasama antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atasrasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Sementaraitu Dwight Waldo (1971) mendefinisikan administrasi sebagai suatu daya upaya manusiayang kooperatif yang mempunyai tingkat rasionalitas yang tinggi.Dengan demikian pengertian administrasi dapat dikelompokkan dalam dua kategori1yaitu :1. Pengertian administrasi dalam arti sempitAdministrasi dalam arti sempit adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan datadan informasi secara sistematis dengan maksud untuk menyediakan keterangan sertamemudahkan memperolehnya kembali secara keseluruhan dan dalam hubungannya satusama lain. Administrasi dalam arti sempit inilah yang sebenarnya lebih tepat disebut tatausaha (clerical work / office work). Seluruh kegiatan ketatausahaan dapat dirangkum dalamtiga kelompok, yaitu korespondensi, ekspedisi, dan pengarsipan.2. Pengertian administrasi dalam arti luasAdministrasi dalam arti luas adalah kegiatan kerjasama yang dilakukan sekelompokorang berdasarkan pembagian kerja sebagaimana ditentukan dalam struktur denganmendayagunakan sumber daya-sumber daya untuk mencapai tujuan secara efektif danefisien. Jadi administrasi dalam arti luas memiliki unsur-unsur : sekelompok orang,kerjasama, pembagian tugas secara terstruktur, kegiatan yang runtut dalam proses, tujuanyang akan dicapai, dan memanfaatkan berbagai sumber.B. Administrasi PerkantoranAdministrasi perkantoran ditinjau dari sudut ilmu berinduk pada administrasi.Definisi administrasi perkantoran dalam makalah ini ialah usaha penyelenggaraan perkantoran guna membantu pucuk pimpinan organisasi dalam pengambilan keputusan dan

 

 pencapaian tujuan organisasi, atau dalam bahasa inggris dikenal dengan istilah officemanagement.IIAdministrasi perkantoran meliputi kegiatan pelayanankeamanan, kebersihan dan keindahan, pelayanan tamu, pelayanan telepon, pelayanankepegawaian, pelayanan kesiswaan, pelayanan keuangan, pelayanan umum, pelayanansurat menyurat dan ekspedisi.--------------------A. Pelayanan Keamanan, Kebersihan, dan Keindahan1. Pelayanan KeamananDalam rangka pelayanan keamanan diberdayakan 2 petugassatpam yang tugasnya meliputi menata dan mengamankan parkir kendaraan pegawai dantamu, mencatat dan melaporkan tamu yang datang dan pulang, serta mengamankanlingkungan sekolah.2. Pelayanan Kebersihan dan KeindahanPelayanan kebersihan dan keindahan dilakukan oleh 1 orang petugas kebersihan dan keindahan, dengan melibatkan pula beberapa orang guru pembina7K dan siswa, serta guru piket.B. Pelayanan Tamu dan TeleponPelayanan tamu dilakukan oleh satu orang petugas penerimatamu, yang bertugas memandu tamu sesuai dengan maksud dan tujuan si tamu. Sedangkan pelayanan telepon terbatas pada melayani telepon yang masuk, lalu meneruskan ataumenindak-lanjuti sesuai dengan maksud dan tujuan si penelepon.C. Pelayanan kepegawaianPelayanan kepegawaian meliputi: melengkapi arsip data kepegawaian setiapindividu pegawai pada file yang tersedia, mengisi daftar induk kepegawaian, membuatlaporan bulanan keadaan pegawai, mengurus secara administrasi mengenai usul-usulkepegawaian seperti usul PAK, usul kenaikan pangkat, usul kenaikan gaji berkala, usulmutasi tugas atau mutasi jabatan, permintaan cuti/izin, membuat data dan analisiskepegawaian, dan lain-lain. Pelayanan kepegawaian dilakukan secara manual dan digitalsesuai dengan kebutuhan.D. Pelayanan kesiswaanPelayanan kesiswaan meliputi tugas-tugas: membuat klapper, mengisi daftar induksiswa, data keadaan siswa setiap bulan, surat menyurat kesiswaan dan administrasi pembinaan kesiswaan. Semuanya dilakukan secara manual dan digital sesuai dengankebutuhan.E. Pelayanan keuanganPelayanan keuangan berupa daftar pembayaran gaji/honor/dana transportasi/dsb,membuat RAPBS bersama dengan tim khusus, pengadaan ATK/operasional sekolah, proposal pendanaan/subsidi bekerja sama dengan komite sekolah/instansi terkait, dan lain-lain. Semua kegiatan dilakukan secara manual dan digital sesuai dengan kebutuhan.F. Pelayanan umumPelayanan umum meliputi: persuratan dan kegiatan administrasi umum, yang tidakmemerlukan penanganan khusus seperti legalisir, penggandan dengan mesin stensil,dokumentasi kegiatan, konsumsi/akomodasi, penyajian data dan sejenisnya.G. Pelayanan surat menyurat dan ekspedisiSurat menyurat dan ekspedisi dilakukan oleh petugas khusus agar terjaminkeakuratan, penyampaian dan efektivitasnya. Selain dari itu untuk memudahkan pengecekan jika dibutuhkan dan jira terjadi hal-hal yang tak diinginkan sehubungan

 

dengan surat-menyurat yang ada.Demikian secara garis besar mengenai pelayanan administrasi perkantoran yangada . Rincian tugas dan kegiatan secara detail dan lebih jelasdituangkan dalam buku panduan pelaksanaan tugas-tugas administrasi perkantoran.III. PenutupAdministrasi perkantoran merupakan bagian dari administrasi secara umum, karenaitu dalam administrasi perkantoran, khususnya diterapkan sesuaidengan makna dan tujuan administrasi itu sendiri, sebagaimana teori administrasi yangtelah diuraikan dalam bagian pendahuluan dari makalah singkat ini.Administrasi yang baik membutuhkan office management yang baik pula, danoffice management yang baik membutuhkan seorang office manager yang baik. Officemanager yang baik harus pula memiliki seorang administrator yang baik, yang mampumemberdayakan semua potensi yang ada dalam organisasi yang dipimpinnya secaraharmonis dan berkesinambungan.

Manajemen administrasi perkantoran

Manajemen administrasi perkantoran merupakan bagian dari manajemen yang memberikan informasi layanan bidang administrasi yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan secara efektif dan memberi dampak kelancaran pada bidang lainnya.

Pengertian menurut para ahli

Edwin Robinson dan William Leffingwell 

"Manajemen Perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakkan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu."

George R. Terry  

"Manajemen perkantoran adalah perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakan agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan."

Millis Geoffrey 

"Manajemen kantor adalah seni membimbing personel kantor dalam menggunakan sarana yang sesuai dengan lingkungannya demi mencapai tujuan yang ditetapkan."

W.H. Evans 

"Administrasi perkantoran merupakan fungsi yang menyangkut manajemen dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan mengenai pengolahan bahan keterangan, komunikasi, dan ingatan organisasi."'

Dengan demikian, pada pokoknya manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuai tujuan mengenai sesuatu hal atau kegiatan. Hal atau sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya ialah pekerjaan perkantoran (office work). Yang termasuk pekerjaan perkantoran diantaranya:

• mengetik (typing)
• menghitung (calculating)
• memeriksa (checking)
• menyimpan warkat/arsip (filing)
• menelepon (telephoning)
• menggandakan (duplicating)
• mengirim surat (mailing)
• mengadakan
• mencatat
• menyortir

Aspek-aspek manajemen perkantoran

Dalam manajemen perkantoran terdapat berbagai fungsi yang meliputi rangkaian aktivitas antara lain:

• Manajemen dan pengarahan
• Tata laksana/penyelenggaraan
• Pelaksana secara efisien
• Manajemen
• Pengawasan
• Pengendalian dan pengawasan
• Pengarahan dan pengawasan
• Pengarahan
• Perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian

Faktor-faktor menurut Edwin Robinson menyebutkan :

• pegawai
• Material perlengkapan
• Persayaratan
• Metode

Sedangkan fungsi-fungsi yang terkait lainnya menurut H.Mac Donald (office management) bertalian dengan 6 hal yaitu :

• Kepegawaian perkantoran (office personel)
• Metode perkantoran (office methods)
• Perlengkapan perkantoran (office equipment)
• Faktor-faktor fisik dalam kantor (Physical factor)love
• Biaya perkantoran (office costs)
• Haluan atau kebijakan perkantoran (office policies)

Perincian selengkapnya mengenai cakupan bidang kerja dalam manajemen perkantoran oleh Charles O Libbey meliputi :

• ruang perkantoran (office space)
• komunikasi (communications)
• kepegawaian kantor (office personnel)
• perabotan danperlengkapan kantor (furniture and equipment)
• peralatan dan mesin (appliance and machine)
• perbekalan dan alat tulis (supplies and stationery)
• metode (methods)
• tata warkat (records)
• kontrol pejabat pimpinan (executive controls)

Tujuan[sunting | sunting sumber]

Tujuan manajemen perkantoran menurut GR Terry dalam bukunya yang berjudul Office Management and Control, yaitu^[1]:

• Memberikan semua keterangan yang lengkap dan diperlukan siapa saja, kapan dan di mana hal itu diperlukan untuk pelaksanaan perusahaan secara efisien
• Memberikan catatan dan laporan yang cukup dengan biaya serendah-rendahnya.
• Membantu perusahaan memelihara persaingan.
• Memberikan pekerjaan ketatausahaan yang cermat
• Membuat catatan dengan biaya minimal

Kegiatan

Kegiatan manajemen administrasi antara lain :

1. Pengadministrasian seluruh kegiatan
2. Menginventarisasi peralatan kantor
3. Penyediaan informasi yang dibutuhkan untuk kepentingan manajemen.
4. Melakukan pengarsipan data sehingga mudah untuk diakses oleh yang membutuhkan.
5. Melakukan pengadaan file .